7 Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho Doanh nghiệp

Bắt buộc từ ngày 1/11/2018 phải sử dụng Hóa đơn điện tử. Riêng Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các đô thị lớn khuyến khích hoàn thành việc triển khai Hóa đơn điện tử trên địa bàn trong năm 2019.

Giữa hàng trăm phần mềm Hóa đơn điện tử xuất hiện trên thị trường, các doanh nghiệp không khỏi băn khoăn và đau đầu vì không biết lựa chọn phần mềm như thế nào là phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là 7 tiêu chí giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác lựa chọn.

1. Phần mềm Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Chính phủ yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2018. Doanh nghiệp phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp (có giá trị pháp lý).

Theo khoản 3, Điều 3 32/2011/TT-BTC nêu rõ điều kiện về loại hóa đơn này như sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

2. Phần mềm hóa đơn điện tử ổn định, chất lượng

Phần mềm có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào chất lượng. Cụ thể là sự ổn định khi chạy, lỗi phần mềm, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải đảm bảo ổn định không có sai sót, trục trặc gì.

3. Lợi ích chung hóa đơn điện tử mang lại

• TIẾT KIỆM: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• AN TOÀN: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
• NHANH CHÓNG: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
• BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG: Giảm bớt việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường

4. Phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật

Khác với hóa đơn giấy, Doanh nghiệp phải lưu trữ tại tủ, kho tốn kém chi phí và khó kiểm soát, quản lý. Nhưng với việc sử dụng hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn được lưu ngay trên phần mềm.

Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải chọn chọn phần mềm của tổ chức cung cấp có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật.

Hiện nay, với phần mềm hóa đơn điện tử nếu được ứng dụng công nghệ Blockchain thì Doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật. Bởi:

• Khả năng chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo mật cao
• Yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật của Hóa đơn, không còn lo sợ tình trạng Hóa đơn giả, mất cắp hóa đơn, …
• Thông tin trong Blockchain không thể bị thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống.…

>> Đây là một hệ thống bảo mật an toàn cao trước khả năng bị đánh cắp dữ liệu. Ngay cả khi một phần của hệ thống Blockchain sụp đổ, những máy tính và các nút khác sẽ tiếp tục bảo vệ thông tin và giữ cho mạng lưới tiếp tục hoạt động.

Do vậy khi lựa chọn phần mềm phải đảm bảo phần mềm đó có thể giúp Doanh nghiệp lưu trữ an toàn, bảo mật, chống giả mạo,.. số lượng hóa đơn lớn. Và dễ dàng tìm kiếm chỉ bằng vài Click chuột.

Đăng ký tư vấn: TẠI ĐÂY

5. Chi phí bỏ ra mua phần mềm phải tương xứng với chất lượng

Số đông Doanh nghiệp vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy bởi doanh nghiệp lo ngại vấn đề chi phí phải bỏ ra cho Hóa đơn điện tử lớn hơn chi phí hóa đơn giấy mà công ty đang sử dụng. Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giá thành tương xứng với chất lượng.

Đừng vì lựa chọn những phần mềm có giá rẻ quá nhưng chất lượng không tốt, hỗ trợ dịch vụ kém,…sẽ khiến Doanh nghiệp bạn tốn thời gian, chi phí.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử phải uy tín được nhiều Doanh nghiệp sử dụng

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, buộc Doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán.

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

7. Phần mềm hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng

Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm hóa đơn điện tử phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm hóa đơn điện tử có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.

Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua dễ dàng sử dụng, dễ dàng kết nối với các phần mềm; Kế toán, Bán hàng, quản trị của Doanh nghiệp bạn để dễ dàng xuất hóa đơn và hoạch toán doanh thu.

Doanh nghiệp cần nắm rõ 7 tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với Doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu đặt ra của Chính phủ. Hãy là Doanh nghiệp thông minh lựa chọn loại phần mềm tốt nhất.

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn của Công ty Cổ phần MISA – Thương hiệu hàng đầu về phần mềm với 25 năm kinh nghiệm, hơn 100 giải thưởng và hơn 200.000 Khách hàng. meInvoice.vn đáp ứng đầy đủ 7 tiêu chí khắt khe về phần mềm hóa đơn điện tử:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,… Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua Email, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
• Phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế xác thực, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• meInvoice.vn kết nối với mọi phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị Doanh nghiệp trên thị trường
• Có bản độc lập hoặc kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để lập và phát hành hóa đơn điện tử
• Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn, an toàn tuyệt đối- Tổng đài tư vấn với trăm nhân viên phục vụ 24/7, bên cạnh đó còn có các kênh khác như: website, facebook,…

Nhiều đầu báo lớn như: Dân Trí, ICTnews,.. đánh giá meInvoice.vn là giải pháp Hóa đơn điện tử được ưa chuộng nhất Việt Nam