Các vấn đề về kê khai hóa đơn điện tử là nội dung mà nhiều doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử còn bỡ ngỡ. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những thông tin cơ bản và trả lời những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp nhất.
Kê khai hóa đơn điện tử xác thực
Các doanh nghiệp mới chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thường lo ngại rằng hóa đơn điện tử xác thực không thể sử dụng để kê khai thuế, hoặc nếu có thể sử dụng thì thủ tục kê khai hóa đơn điện tử sẽ rườm rà, phức tạp. Trên thực tế, hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hoàn toàn đủ căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.
Hóa đơn điện tử xác thực hoàn toàn đủ căn cứ để hạch toán và kê khai thuế
Việc kê khai hóa đơn điện tử xác thực thực hiện tương tự như hóa đơn giấy. Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hóa đơn bán ra, chỉ kê khai hóa đơn mua vào tùy theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho Cơ quan Thuế.
Đối với đối tượng khách mua hàng, sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán thì có thể kê khai, khấu trừ thuế bình thường như hóa đơn giấy. Khách mua hàng nếu cần cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy, có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
Kê khai hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ thường xuyên gặp trường hợp ngày lập hóa đơn và ký hóa đơn không giống nhau. Nguyên tắc xử lý trong trường hợp này là doanh nghiệp căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ nộp thuế, hạch toán và kê khai hóa đơn điện tử. Ngày lập hóa đơn khi kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính quy định về tiêu thức “ngày tháng năm” lập hóa đơn.
Cụ thể như sau:
- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tuân thủ theo các quy định về lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử.
Có được hủy hóa đơn đã kê khai thuế?
Trong quá trình lập hóa đơn, nội dung về số lượng, giá bán mặt hàng – dịch vụ, kỳ cước, số tiền…cũng là các thông tin dễ bị sai sót, nhầm lẫn. Đối với trường hợp hóa đơn bị nhầm lẫn nhưng đã kê khai thuế thì doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Cụ thể, doanh nghiệp cần lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh tăng – giảm số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán, thuế giá trị gia tăng, đồng thời có đầy đủ thông tin chú thích về hóa đơn được điều chỉnh như số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
Lập hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót trong hóa đơn đã được kê khai thuế
Khi kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh, một số doanh nghiệp cũng thắc mắc rằng nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập trước đó thì hóa đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng lập hóa đơn gốc hay tháng lập hóa đơn điều chỉnh. Thông thường, theo nghiệp vụ kế toán thì hóa đơn được lập vào tháng nào sẽ kê khai vào tháng đó. Hóa đơn điều chỉnh cũng không phải ngoại lệ, tức là sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh thay vì tháng lập hóa đơn gốc.
Ví dụ, doanh nghiệp lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng 10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc. Như vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào tháng 10.
